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Personnel adjoint à la Direction des ressources humaines

Personnel adjoint à la Direction des ressources humaines recherché pour combler un poste non syndiqué à temps complet.

La fonction

Sous l’autorité de la directrice des ressources humaines, la personne exerce diverses fonctions administratives. Elle saisit et met en page la correspondance et différents documents. Elle rédige et assure les suivis de la correspondance courante notamment celle avec les instances syndicales.  Elle établit les liens fonctionnels avec les partenaires internes et externes. Elle veille à l’organisation matérielle des réunions de la directrice des ressources humaines, convoque les participantes et participants et prépare les dossiers nécessaires. Elle dresse les procès‑verbaux ou comptes rendus des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle fournit elle-même réponse à certaines questions relevant de sa compétence.

Par des instructions verbales ou écrites, selon les procédures ou les directives, et de par les requis de la Loi, elle exécute les tâches qui lui sont demandées. Elle prend les décisions d’ordre fonctionnel relativement à la gestion de l’agenda de la directrice des ressources humaines. Elle doit organiser son travail et son emploi du temps en vue de respecter les échéanciers des dossiers qui lui sont confiés.

Elle effectue, en outre, certaines autres tâches telles que :

  • Recevoir et filtrer les appels pour la direction des ressources humaines du Cégep, les demandes de rencontre, la réception et le suivi des courriels et du courrier, etc.;
  • Assurer le suivi des demandes financières dans les systèmes institutionnels;
  • Effectuer certaines recherches d’informations permettant de faciliter le travail de la directrice des ressources humaines;
  • S’occuper du classement et de la gestion documentaire du service selon les normes en vigueur à l’établissement;
  • Utiliser les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Scolarité

Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en Techniques de bureautique ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat reconnu combiné d’une expérience pertinente, ou un diplôme d’études secondaires (DES), ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. Toute autre formation jugée pertinente pourra être considérée.

Expérience

Avoir au moins six (6) années d’expérience pertinente à la fonction, dont trois (3) dans un poste similaire.

 Autres exigences du Cégep

  • Excellente connaissance du français écrit et parlé;
  • Habiletés à la prise de notes lors de réunions et à la rédaction de procès-verbaux et de comptes rendus;
  • Connaissance avancée du logiciel de traitement de texte Word 2016;
  • Connaissance intermédiaire du chiffrier électronique Excel 2016;
  • Connaissance de base du logiciel PowerPoint 2016;
  • Très bonne capacité d’analyse et de synthèse;
  • Aptitudes à travailler sous pression;
  • Aptitudes en résolution de problèmes;
  • Bonne gestion des priorités;
  • Bon sens de l’organisation;
  • Capacité à faire preuve d’entregent et de tact;
  • Capacité à maintenir des relations durables et harmonieuses avec différentes clientèles;
  • Sait faire preuve d’initiative et de discernement;
  • Discrétion exemplaire et capacité à préserver le caractère hautement confidentiel des différentes informations traitées ou entendues dans le cadre du travail.

Test requis

Notez qu’un processus de sélection incluant une entrevue, un test de français écrit et un test informatisé « Outil linguistique du français écrit », des tests sur les logiciels Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016 ainsi qu’un test sur la prise de notes et la rédaction de comptes rendus seront mis en place pour évaluer les candidatures. Il est à noter que la réussite de ces évaluations constitue un préalable à l’obtention de ce poste.

Détails du poste

Horaire de travail : Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30

Entrée en fonction prévue : Le 19 octobre 2020

Pour postuler

Toute personne intéressée doit soumettre sa candidature avant le 28 septembre 2020, à 8 h, en prenant soin de joindre son curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation, et ce, en un seul document en format Word ou PDF.

Postuler en ligne

* Veuillez sélectionner la discipline Soutien administratif ou préciser le numéro de référence ADJ-DIR 2020-2021-17-EXT.

Dans le contexte actuel de pandémie, il est possible que le processus d’entrevue se tienne à distance, par le moyen d’outils de communication technologiques.

Le Cégep de Sherbrooke figure parmi les plus grands employeurs en Estrie. Chaque année, plus d’une centaine de personnes sont embauchées pour occuper des postes variés dans un milieu dynamique et stimulant.

Le Cégep de Sherbrooke souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.