Poste à combler à la Fondation

Publié le 04 Juin 2021

ADJOINTE OU ADJOINT - ADMINISTRATION EXÉCUTIVE ET COMPTABILITÉ

Sommaire du poste

La Fondation Cégep de Sherbrooke cherche une adjointe administrative exécutive ou un adjoint administratif exécutif avec une forte expérience en comptabilité. L’adjointe ou l’adjoint assure le bon fonctionnement courant du bureau, assure tout le cycle de la comptabilité (logiciel SAGE) et fournit des services de soutien administratif et logistique (pour les événements de levée de fonds).

De plus, elle ou il établit et entretient les liens entre la Fondation et le Cégep de même qu’avec ses nombreux partenaires internes et externes. L’adjointe ou l’adjoint administratif recueille, analyse et traite les informations nécessaires selon les règles et les procédures établies par l’organisation.

Description des principales responsabilités

La personne retenue assume les différentes responsabilités suivantes :

  • Effectuer la rédaction, la mise à jour, la production et l’archivage de la documentation requise à la Fondation

Logiciels utilisés : Word, Excel et PowerPoint.
Types de documents : Correspondance, compte rendu, procès-verbaux, suivi des présences, courriels, etc.

  • Effectuer la comptabilité et la tenue de livres de la Fondation

Logiciels utilisés : Sage 50 et Pro Don

  • Administrer les dons reçus et effectuer le suivi des engagements des donateurs

Responsable de l’ensemble des opérations comptables (comptes à payer, comptes à recevoir, réconciliation des comptes, etc.).
Participation aux procédures relatives de clôture aux fins de mois et d’exercice ainsi que le suivi budgétaire.
Suivi des opérations de placements.

  • Collaborer à l’organisation d’événements

Collaborer à l’organisation, la planification, la logistique d’événements et la gestion des ressources événementielles.
Prendre en charge les suivis auprès de comités, de participants ou de partenaires.
Participer à l’évaluation critique des événements et effectuer le suivi budgétaire des événements.

  • Répondre aux intervenants de la communauté collégiale, aux donateurs, aux étudiantes et aux étudiants, et aux parents d’étudiants

Traiter efficacement les différentes demandes sous sa responsabilité.
Effectuer un suivi afin d’assurer l’efficacité du service offert.
Collaborer avec le Service d’aide psychosociale.
Collaborer avec le Service des communications du Cégep.

  • Collaborer au développement des affaires avec les donateurs

Assurer et soutenir les démarches de sollicitation auprès de nouveaux donateurs (internes et externes).
Effectuer le suivi auprès des différents donateurs.
Suivi des communications de la Fondation.

Profil de compétences

Qualifications requises 

  • Diplôme collégial en technique en comptabilité ou en bureautique ou toute combinaison d’expérience et de formation jugée équivalente
  • Un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente
  • Maîtrise des concepts de comptabilité et de la tenue de livres
  • Maîtrise des outils et techniques de bureautique tels que les logiciels de traitement de texte, chiffriers, courrier électronique, Internet et Intranet (ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook…)
  • Maîtrise du logiciel comptable (Sage 50)
  • Maîtrise des bases de données et de la gestion de la relation client (CRM) (Prodon)
  • Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit
  • Comprendre et appliquer les principes comptables permettant la tenue de livres et la production des états financiers d’un OSBL un atout

Exigences spécifiques 

  • Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
  • Être autonome, avoir un esprit d’initiative et le sens de l’organisation
  • Capacité à bien gérer son temps
  • Rigueur, précision et respect des échéanciers
  • Capable de créativité et ouverture sur les nouvelles idées
  • Désir d’apprendre et de se maintenir à jour

Exigences relationnelles

  • Avoir du tact et de la diplomatie
  • Respect de l’éthique et capable d’une grande discrétion
  • Aptitude à travailler en équipe et à mobiliser les membres
  • Démontrer de l’empathie et de l’écoute
  • Communiquer efficacement
  • Être responsable, capable de respecter les échéanciers et planifier

Type d'emploi

  • Temps plein, permanent
  • Avantages : assurance invalidité, assurance vie, congés de vacances et compensatoires
  • Horaire : 30 heures par semaine, horaire de 4 jours et possibilité d'une 5e journée pour un autre service
  • Télétravail possible : temporairement en raison de la COVID-19

Pour postuler

Toute personne intéressée doit soumettre sa candidature avant le lundi 21 juin à 16 h par courriel à l’adresse fondation@cegepsherbrooke.qc.ca en prenant soin de joindre son curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation, et ce, en un seul document en format Word ou PDF.