Préambule
Le Cégep de Sherbrooke (ci-après le « Cégep ») reconnaît l'importance de la confidentialité et la sensibilité des renseignements personnels concernant les personnes visitant son site Web et prend les mesures raisonnables et propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle et l'accès, l'utilisation, la modification et la divulgation non autorisés de ceux-ci.
La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25 (ci-après, la « Loi 25 ») actualise l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels. Le Cégep est tenu d’adopter et d’assurer l’application de règles de confidentialité lorsqu’il collecte des renseignements personnels sur son site Web.
Les présentes Règles de confidentialité (ci-après, les « Règles ») sont mises en place par le Cégep, propriétaire et gestionnaire du présent site Web, afin d’assurer la préservation de la confidentialité des renseignements personnels. Celles-ci doivent être lues de pair avec la Politique sur la gouvernance à l’égard des renseignements personnels du Cégep.
En transmettant ses informations d’inscription ou en utilisant toute fonction interactive disponible sur ce site, la personne visitant le site Web consent à toutes les mesures prises par le Cégep à l'égard des informations ainsi transmises, telles que détaillées à la Politique sur la gouvernance à l’égard des renseignements personnels du Cégep et aux présentes Règles de confidentialité.
Section concernant les personnes se trouvant en Union européenne
Il pourrait arriver que le Cégep collecte des renseignements personnels de personnes se trouvant en Union européenne (UE). Ainsi, le Cégep se conforme au Règlement général de protection des données (RGPD).
Le RGPD s’applique à toute personne traitant des données à caractère personnel (plus communément appelées des renseignements personnels en droit québécois) de personnes se trouvant sur le territoire de l’UE lorsque les activités de traitement sont liées à leur offrir des biens ou des services. Dans le cadre du recrutement des étudiantes et étudiants résidant dans un pays de l’UE, le Cégep est assujetti au RGPD s’il fait la promotion de ses programmes en visant des résidents de l’UE et, par ce fait, recueille, traite ou conserve des renseignements personnels sur ces personnes.
Concepteur et éditeur
Ce site a été créé et édité par le Cégep de Sherbrooke :
Adresse courriel de la personne responsable de la protection des renseignements personnels : communications@cegepsherbrooke.qc.ca.
Ce site est hébergé par le Cégep de Sherbrooke :
Protection des données à caractère personnel
Le Cégep s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée des personnes utilisant son site Web.
En accédant et en utilisant le site, l’utilisatrice ou l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble des mentions légales et conditions générales d’utilisation.
Pendant la consultation du site, vous pouvez être sollicitée ou sollicité pour communiquer volontairement certaines données personnelles, telles que votre nom, votre adresse courriel ou votre adresse postale. Ces informations sont utiles pour accéder à certaines rubriques (ou services) du site.
Vous êtes libre de ne pas nous communiquer ces données. Cependant, les rubriques nécessitant ces informations ne vous seront pas accessibles.
Conformément à la Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression des données personnelles que vous nous avez transmises.
Informations sur la collecte des renseignements personnels
Vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, soit la Commission d’accès à l’information du Québec.
Le Cégep conservera les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cette durée n’excédera pas cinq (5) années.
Collecte des renseignements personnels
Renseignements personnels pouvant être collectés
Le Cégep recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
Selon le mode de cueillette utilisée, les renseignements collectés par le Cégep peuvent être, notamment :
- vos nom et prénom
- votre adresse électronique
- votre numéro de téléphone
- votre adresse postale
- les services ou programmes auxquels vous vous intéressez
- ou tout autre renseignement que vous fournirez volontairement pour un usage précis
Moyens de collecte
Les renseignements personnels sont recueillis seulement après que vous ayez été informée ou informé des fins de la collecte et que vous soumettiez volontairement ceux-ci, soit par l'entremise d'un formulaire ou en nous transmettant un courriel. Certaines données sont toutefois échangées automatiquement entre votre ordinateur et le site du Cégep. Ces informations n’identifient pas personnellement l’internaute, mais visent surtout à recueillir des renseignements à des fins techniques et statistiques de navigation Web.
Les moyens technologiques de collecte peuvent être notamment :
- formulaires
- système de clavardage
- fichiers journaux
- témoins de connexion
- pixels invisibles et liens traceurs
- technologie de reciblage
Informations communiquées lors de la collecte de renseignements personnels
Lorsqu’il recueille des renseignements personnels, le Cégep s’assure d’informer la personne concernée :
- du nom de l’organisme public au nom de qui la collecte est faite
- des fins auxquelles ces renseignements sont recueillis
- des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis
- du caractère obligatoire ou facultatif de la demande
- des conséquences d’un refus de répondre ou de consentir à la demande
- des droits d’accès et de rectification prévus par la loi
- de la possibilité que les renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec, le cas échéant
Veuillez noter que si une personne refuse la collecte de renseignement personnels, il se peut que le Cégep ne puisse pas fournir le service pour lequel le renseignement est requis.
Utilisation des renseignements personnels
Le Cégep utilise des renseignements personnels concernant sa communauté étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à moins que vous y consentiez expressément ou que la Loi sur l’accès l’exige.
Ces fins peuvent comprendre notamment :
- transmettre de l’information sur ses activités pédagogiques et sur la vie étudiante
- diffuser des avis et des alertes
- faire la promotion de ses programmes et de ses services
- permettre l’inscription à des activités ou répondre à des demandes de services ou de rendez-vous
- faire des sondages pour mieux connaître la satisfaction et les besoins des utilisateurs quant à ses services
- à des fins de statistiques
Pour chacune des fins énoncées ci-dessus, l’Annexe 1 indique les catégories de personnes qui peuvent avoir accès aux renseignements personnels collectés.
Communication des renseignements personnels
Communication sans le consentement de la personne concernée
Le Cégep peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à un membre du personnel du Cégep qui a la qualité pour le recevoir et lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Le Cégep peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles le Cégep les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans les présentes Règles et en respect des lois.
Communication avec le consentement de la personne concernée
Le Cégep peut communiquer à une tierce personne certains renseignements personnels qu’il détient s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée.
Témoins de connexion (cookies)
Des témoins sont utilisés notamment à des fins de statistiques, en vue d’améliorer l’expérience des visiteurs, pour mesurer l'audience sur le site Web et comprendre l'utilisation qu'en font ses utilisateurs.
À l’aide de fichiers témoins (cookies), le Cégep collecte des renseignements personnels sur votre navigation par le biais de l’outil Google Analytics, lesquels renseignements sont conservés sur des serveurs situés à l’extérieur du Québec. Les données collectées par Google sont anonymisées et ne peuvent être directement associées à un individu.
Ces renseignements sont notamment :
- l’adresse IP anonymisée de votre ordinateur
- le système d’exploitation de votre appareil et la langue utilisée
- le type de navigateur
- le type d’appareil
- votre fournisseur de services internet
- la région ou la municipalité, déterminée d’après l’adresse IP
- les sites précédents consultés
- le contenu consulté sur le site Web du Cégep et la séquence de consultation
- la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites et vos activités
Il vous est possible de configurer votre navigateur pour bloquer les témoins en paramétrant votre navigateur Internet, mais cela pourrait affecter votre expérience et limiter l'accès à certaines fonctionnalités. Vous pouvez en tout temps détruire les témoins en effaçant votre historique de navigation.
En utilisant le site Web du Cégep, vous acceptez que celui-ci dépose des témoins sur votre appareil.
Protection des renseignements personnels
Le Cégep a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi ou contraires à sa Politique sur la gouvernance à l’égard des renseignements personnels.
Le Cégep a pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.
Les personnes qui travaillent pour le Cégep ou en son nom doivent, notamment :
- fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels
- prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux du Cégep
- prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre
Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont le Cégep a la garde ou le contrôle sont informés des présentes Règles et des politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants doivent s’engager par écrit à accepter de se conformer aux règles, politiques, processus et aux lois applicables.
Demande d'accès, ou de rectification, à des renseignements personnels
Vous pouvez soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par le Cégep. Vous pouvez également demander à faire rectifier ces renseignements.
Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : communications@cegepsherbrooke.qc.ca
Sites externes
Le site Web du Cégep contient des liens vers des sites externes. Le Cégep n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée, et vous invite à lire leur politique en matière de confidentialité.
Diffusion et mise à jour des règles de confidentialité
La personne responsable de la protection des renseignements personnels, en collaboration avec le comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, s’assure de la diffusion et de la mise à jour des présentes Règles sur le site Web du Cégep.
Toute modification des Règles doit être précédée d’un avis de modification publié conformément au Règlement sur les politiques de confidentialité des organismes publics recueillant des renseignements personnels par un moyen technologique.
Responsabilité de l'application et de la révision des règles
La personne responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de l’application et de la révision des présentes Règles.
Pour poser une question relative aux présentes Règles ou déposer une plainte, vous pouvez communiquer avec cette personne à l’adresse courriel suivante : communications@cegepsherbrooke.qc.ca.
Entrée en vigueur
Après consultation du comité sur l'accès l’information et la protection des renseignements personnels ainsi que du comité de direction, les présentes Règles de confidentialité entrent en vigueur le 20 février 2024.
Annexe 1
Tableau des catégories de personnes ayant accès à des renseignements personnels
Ce tableau recense les différents renseignements personnels fournis volontairement par l’internaute par le biais des formulaires de contact de même que ceux collectés par le Cégep par des moyens technologiques, et identifie les catégories de personne qui y ont accès pour chacune des fins énoncées à la section Utilisation des renseignements personnels.
