Objectif
Clarifier le processus de décision de fermer ou non le Cégep en cas de tempête hivernale.
Scénarios
Quatre scénarios sont possibles en cas de tempête :
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Le Cégep demeure ouvert comme à la normale
L'ouverture du Cégep concerne l'ensemble de la communauté collégiale. Donc, tous les étudiants, étudiantes et les membres du personnel doivent se rendre au Cégep comme à la normale.
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Le Cégep retarde son ouverture
Si le Cégep retarde son ouverture, dépendamment de l'ampleur de la tempête, cette situation peut concerner seulement le personnel enseignant ainsi que les étudiants et les étudiantes mais également toucher l'ensemble de la communauté collégiale. L'information diffusée sera précise à cet effet.
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Le Cégep suspend des activités (soit celles de l'enseignement régulier, de la formation continue, de la francisation ou du Centre de l'activité physique)
La suspension d'activités concerne d'abord les étudiants et les étudiantes ainsi que le personnel enseignant. Les autres membres du personnel doivent se rendre au Cégep. Si le personnel est déjà au Cégep lorsque des activités sont suspendues, l'autorisation de quitter le travail est annoncée par la direction.
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Le Cégep ferme
La fermeture du Cégep touche autant la communauté étudiante que l'ensemble du personnel. Dès que la décision de la direction est communiquée, tous doivent quitter le Cégep, s'ils sont déjà sur place, ou n'ont pas à s'y présenter.
Prise de décision
La décision de fermer ou non le Cégep est prise par la direction. Cette décision s'appuie sur une évaluation du niveau de dangerosité et est prise après examen des informations suivantes :
- les bulletins météorologiques;
- les données disponibles du ministère des Transports du Québec;
- une communication avec un représentant de la Ville de Sherbrooke ou des autres établissements scolaires;
- un contact, si requis, auprès de la Société de transport de Sherbrooke.
Il est important de noter que le Cégep ne ferme que très rarement et seulement en cas de conditions hivernales vraiment exceptionnelles.
Diffusion de la décision
La Direction des communications et des affaires corporatives s'occupe de diffuser l'information. Si les conditions climatiques l’exigent, un message est diffusé sur les différentes plateformes du Cégep faisant état de l’ouverture ou de la fermeture de l'établissement. Les étudiants et étudiantes comme le personnel sont donc invités à consulter la page d’accueil du site Web et l’intranet pour connaître la décision. L'information est disponible vers 6 h 30, le matin d'une tempête ou dès que possible si la tempête arrive plus tard dans la journée. De plus, si le Cégep retarde son ouverture, suspend ses activités ou ferme, une alerte de masse Omnivox est envoyée par notification sur cellulaire ou par courriel aux membres de la communauté collégiale.